Fragt man eine Kreditorenbuchhaltung, wo die Zeit bleibt, hört man etwas über die Menge der Rechnungen. Sieht man einen Tag lang zu, sieht man etwas anderes. Am Bau und in jedem anderen Gewerk, das in Abschlägen abgerechnet wird, entfällt ein erheblicher Teil des Aufwands gar nicht auf die Prüfung neuer Leistungen. Er entfällt darauf, wiederherzustellen, wo die letzte Rechnung aufgehört hat.
Das ist eine strukturelle Folge davon, wie gestufte Verträge üblicherweise abgerechnet werden. Nach deutschem Bauvertragsrecht — und nach vielen Entsprechungen anderswo — rechnet ein Auftragnehmer kumulativ ab: Jede Abschlagsrechnung wiederholt den gesamten bisher erbrachten Leistungsumfang Position für Position, und zieht die bereits geleisteten Zahlungen erst am Ende ab. Die Rechnung, die im September eingeht, ist keine Aufstellung dessen, was im September geschehen ist. Sie ist eine Wiederholung des gesamten Auftrags, in der der September irgendwo eingearbeitet ist.
Wo die Stunden hingehen
Man stelle sich vor, was ein Prüfer mit einem solchen Dokument tun muss. Das Leistungsverzeichnis kann mehrere hundert Positionen umfassen. Für jede einzelne ist die jetzt geforderte Menge mit der zuletzt geforderten zu vergleichen — und mit der, die zuletzt tatsächlich anerkannt wurde, denn beides ist häufig nicht dasselbe. Korrekturen aus der vorherigen Runde wandern nicht von allein in die nächste Rechnung des Auftragnehmers. Sie müssen von Hand nachgetragen werden, Position für Position, bevor überhaupt eine Beurteilung des aktuellen Zeitraums beginnen kann.
Erst wenn diese Übertragung abgeschlossen ist, beginnt die Arbeit, die jeder als Prüfung bezeichnen würde: Sind die Aufmaße plausibel, stimmen die Mengen mit den Bautagesberichten überein, ist diese Position vom Vertrag gedeckt oder ein verkappter Nachtrag, sind die Einheitspreise die vereinbarten.
Die erste Hälfte der Arbeit ist keine Prüfung. Sie ist die Rekonstruktion eines Zustands, der längst bekannt war und schlicht nicht mitgeführt wurde.
Daraus folgen zwei Dinge, und sie weisen in entgegengesetzte Richtungen.
Die schlechte Nachricht für Automatisierungsfreunde
Der wirklich schwierige Teil der Rechnungsprüfung — die Entscheidung, ob eine geforderte Menge durch das Gebaute gerechtfertigt ist — beruht auf Ortskenntnis, Vertragsauslegung und häufig auf einer Auseinandersetzung mit dem Auftragnehmer. Kein Dokumentenmodell löst das. Anbieter, die etwas anderes andeuten, verkaufen die leichte Hälfte und nennen sie das Ganze.
Die gute Nachricht, und sie ist größer
Die Übertragungshälfte ist ein völlig anderes Tier. Anerkannte Werte fortschreiben, die Positionen dieser Rechnung gegen die der letzten ausrichten, kenntlich machen, wo eine Position neu auftaucht, verschwindet, den Preis wechselt oder in der Menge springt — das ist mechanischer Vergleich strukturierter Daten. Genau diese Arbeit erledigt Software seit Jahren zuverlässig, und die heutigen dokumentenlesenden Modelle machen sie auch dort zugänglich, wo die Vorlage als eingescanntes PDF statt als sauberer Datensatz ankommt.
Der Gewinn ist also keine Maschine, die Rechnungen freigibt. Er ist eine Maschine, die dem Prüfer ein Dokument hinlegt, in dem der vorherige Stand bereits fortgeschrieben, die Abweichungen bereits markiert und die fraglichen Positionen bereits nach oben sortiert sind. Entschieden wird weiterhin von Menschen. Sie fangen nur dort an, wo Entscheiden das Einzige ist, was noch zu tun bleibt.
Woran Sie zuerst schauen sollten
- Wie viel Ihrer Prüfzeit entfällt auf Positionen, die in der letzten Runde bereits erledigt waren?
- Erreichen Korrekturen aus einer Runde verlässlich die nächste Rechnung, oder werden sie jedes Mal neu von Hand angebracht?
- Verlangt der Vertrag die kumulative Abrechnung tatsächlich, oder ist es Gewohnheit, die niemand hinterfragt hat?
- Was kommt heute strukturiert an, und was existiert nur als Papier oder als Bild von Papier?
Die Frage, die vor all dem steht
Darunter liegt eine unbequemere Frage, und sie gehört gestellt, bevor ein einziger Euro in Software fließt. Warum wird überhaupt kumulativ abgerechnet?
Manchmal ist die Antwort vertraglich und feststehend. Oft stellt sich heraus, dass niemand im Haus mehr sagen kann, woher die Vorgabe stammt, und dass sie schlicht geerbt wurde. Wo das so ist, ist die günstigste verfügbare Verbesserung kein Dokumentenmodell. Sie ist eine Änderung der Abrechnungsvorgabe in der nächsten Ausschreibung — die nichts kostet und die Arbeit beseitigt, statt sie zu beschleunigen.
Das ist nicht die Antwort, die ein Beschaffungstechnologie-Berater geben soll. Es ist trotzdem die, die wiederholt die größte Ersparnis gebracht hat, und der Grund, warum ich darauf bestehe, den Ablauf im Detail zu beschreiben, bevor über Werkzeuge gesprochen wird.
Zur Beleglage. Das hier beschriebene Muster ist strukturell und tritt überall dort auf, wo gestufte Abrechnung auf manuelle Prüfung trifft. Zahlen aus konkreten Projekten gehören der jeweiligen Organisation; hier wird keine davon wiedergegeben.