Für Einkaufsleitungen · Hamburg und der Norden
Im Einkauf entscheidet, wer die Zahlen zuerst hat.
Künstliche Intelligenz erreicht Sie auf zwei Wegen: als Werkzeug, das dokumentenlastige Prüfarbeit übernimmt, und als Kostenposition, die in der IT entsteht und auf Ihrer Kostenstelle landet. Beides gehört in dieselbe Hand — Ihre. Hier steht, wie Sie das ordnen, ohne dass Ihnen jemand eine Lizenz verkauft.
Was Sie davon haben
Vor dem Controlling
Sie kennen die Zahl, bevor sie erfragt wird
Verbrauchsabhängige KI-Kosten wachsen in vielen Häusern gerade unbeaufsichtigt. Wer im Herbst drei Zahlen nennen kann, steht anders da als jemand, der eine Woche braucht, um die Abrechnung zu verstehen.
- Verbrauch, Vorgänge, Kosten je Vorgang
- Grenzen gesetzt, bevor der erste Versuch läuft
- Verrechnung auf den Verursacher
In der Verhandlung
Ein belegtes Verbrauchsprofil statt einer Schätzung
Staffelpreise, Mindestabnahmen, Verfall von Guthaben, Preisänderungsfristen: Das alles verhandelt sich anders, wenn Sie Ihren Bedarf über drei Monate belegen können.
- Keine Bindung im ersten Quartal
- Vier Klauseln, die vor dem Bündeln zu prüfen sind
- Wechselfähigkeit erhalten
In der eigenen Kette
Skontofristen halten statt sie zu erklären
Die Skontofrist läuft ab Rechnungseingang, nicht ab Freigabe. Jeder Tag Liegezeit geht davon ab, und der Verlust wird nirgends gebucht. Zwei Prozent bei vierzehn statt dreißig Tagen entsprechen rund sechsundvierzig Prozent im Jahr.
- Durchlaufzeit je Stufe, gemessen statt geschätzt
- Limit-Bestellungen beherrschbar gemacht
- Automatische Freigabe, wo die drei Zustände passen
Das Thema, das gerade eilt
Kostensteuerung
Die Rechnung, die niemand bestellt hat
Eine Lizenz hat eine Obergrenze. Verbrauchsabhängige KI hat keine. Der Aufwand entsteht je Vorgang, ohne Unterschrift, über einen Cloud-Rahmenvertrag oder eine Kreditkarte der IT — und bis zum Monatsabschluss sieht ihn niemand. Das ist kein IT-Problem. Das ist ein Einkaufsproblem, das in der IT geparkt ist.
Weitere Entscheidungsgrundlagen
Bestellt, wie fakturiert wird
Eine Rechnung lässt sich nicht automatisch freigeben, weil sie nicht zur Bestellung passt — und sie passt nicht, weil die Bestellung nie so angelegt wurde, wie der Lieferant später abrechnet. Der Bruch liegt am Anfang der Kette, nicht an ihrem Ende.
Prozessanalyse9 Min. 03
Was KI im Einkauf wirklich leistet
Dokumente lesen, sie mit einer Referenz vergleichen und markieren, was nicht zusammenpasst. Alles andere, was Ihnen verkauft wurde, ist entweder eine Oberfläche darüber oder ein Versprechen, das noch niemand eingelöst hat.
Grundlagen6 Min. 04
Artikel 4 liegt längst auf Ihrem Tisch
Seit Februar 2025 verpflichtet die EU-KI-Verordnung jedes Unternehmen, das ein KI-System einsetzt, für ausreichende KI-Kompetenz seiner Beschäftigten zu sorgen. Wenn Ihre Einkäufer Copilot nutzen, betrifft das Sie.
Regulierung5 Min. 05
Fünf Fragen vor dem Werkzeugkauf
Eine Einkaufsabteilung, die diese fünf Fragen über den eigenen Ablauf nicht beantworten kann, wird von keinem Anbieter ein gutes Ergebnis bekommen — so leistungsfähig die Software auch sein mag.
Beschaffungsrat6 Min.
Wozu ich üblicherweise geholt werde
Ausführlich →Lage eins
Die Prüfung kostet mehr als die Fehler
Rechnungen kommen auf Papier oder als PDF, werden von Hand gegen Verträge und Aufmaße geprüft und in den meisten Fällen korrigiert. Was die Prüfung selbst kostet, kann niemand beziffern.
- Dokumentierte Bestandsaufnahme
- Aufwand je Schritt gemessen, nicht geschätzt
- Eine Rangfolge, die man der Geschäftsführung vorlegen kann
Lage zwei
Ein Werkzeug wurde gekauft, geändert hat sich nichts
Die Software tut, was versprochen war. Der Ablauf drumherum hat sich nicht bewegt, also machen dieselben Leute dieselbe Arbeit — jetzt mit einem zusätzlichen System im Weg.
- Ehrliche Bewertung dessen, was das Werkzeug tragen kann
- Der übersprungene Umbau des Ablaufs
- Einführungsarbeit mit den Betroffenen
Lage drei
Ihre Einkäufer nutzen längst KI
Copilot und ChatGPT sind täglich im Einsatz, unbeaufsichtigt, oft mit Lieferantendaten. Was erlaubt ist, hat niemand aufgeschrieben, und Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit 2025.
- Schulung, die die Arbeitsweise tatsächlich ändert
- Schriftlicher Nachweis der Qualifizierung
- Spielregeln, abgestimmt mit Recht und Betriebsrat
Die Haltung
Erst der Ablauf. Die Technik ist der leichtere Teil.
Ich bin nicht über die künstliche Intelligenz zur künstlichen Intelligenz gekommen, sondern über zehn Jahre, in denen ich neben Menschen saß, während sie arbeiteten, aufschrieb, was tatsächlich passiert — und dabei feststellte, dass der dokumentierte und der wirkliche Ablauf selten deckungsgleich sind.
Diese Reihenfolge ist entscheidend. Ein Modell, das Rechnungen fehlerfrei liest, hilft einer Organisation nicht, die nicht sagen kann, auf welche Freigabe alles wartet. Umgekehrt gilt: Ist ein Ablauf erst wirklich verstanden, fällt der technische Teil meist kleiner aus als gedacht — und gelegentlich weg.
Sprechen wir darüber
Dreißig Minuten über Ihren tatsächlichen Ablauf.
Schildern Sie mir, wo die Zeit hingeht, und ich sage Ihnen, was ich zuerst angehen würde — einschließlich der Fälle, in denen die ehrliche Antwort lautet, dass Software nicht Ihr Problem ist. Kostenfrei und unverbindlich.