Unabhängig · aus Deutschland
Der Einkauf läuft auf Dokumenten. Die Technik auch.
Fast alles, was künstliche Intelligenz für eine beschaffende Organisation sinnvoll leisten kann, läuft auf eine Sache hinaus: ein Dokument lesen, es mit einer Referenz vergleichen und sagen, wo beide nicht übereinstimmen. Genau das tun Ihre Leute den ganzen Tag. Dies sind Notizen darüber, wie man diesen Tausch vernünftig gestaltet.
Die aktuelle Notiz
Rechnungsprüfung
Die Rechnung, die Sie zweimal prüfen
Bei kumulativer Abrechnung wiederholt jede Abschlagsrechnung den gesamten Auftrag. Bevor jemand eine einzige neue Position bewertet, ist ein großer Teil des Aufwands schon dafür draufgegangen, das Ergebnis der letzten Runde von Hand nachzutragen.
Weitere Praxisnotizen
Was KI im Einkauf wirklich leistet
Dokumente lesen, sie mit einer Referenz vergleichen und markieren, was nicht zusammenpasst. Alles andere, was Ihnen verkauft wurde, ist entweder eine Oberfläche darüber oder ein Versprechen, das noch niemand eingelöst hat.
Grundlagen6 Min. 03
Artikel 4 liegt längst auf Ihrem Tisch
Seit Februar 2025 verpflichtet die EU-KI-Verordnung jedes Unternehmen, das ein KI-System einsetzt, für ausreichende KI-Kompetenz seiner Beschäftigten zu sorgen. Wenn Ihre Einkäufer Copilot nutzen, betrifft das Sie.
Regulierung5 Min. 04
Fünf Fragen vor dem Werkzeugkauf
Eine Einkaufsabteilung, die diese fünf Fragen über den eigenen Ablauf nicht beantworten kann, wird von keinem Anbieter ein gutes Ergebnis bekommen — so leistungsfähig die Software auch sein mag.
Beschaffungsrat6 Min.
Wozu ich üblicherweise geholt werde
Ausführlich →Lage eins
Die Prüfung kostet mehr als die Fehler
Rechnungen kommen auf Papier oder als PDF, werden von Hand gegen Verträge und Aufmaße geprüft und in den meisten Fällen korrigiert. Was die Prüfung selbst kostet, kann niemand beziffern.
- Dokumentierte Bestandsaufnahme
- Aufwand je Schritt gemessen, nicht geschätzt
- Eine Rangfolge, die man der Geschäftsführung vorlegen kann
Lage zwei
Ein Werkzeug wurde gekauft, geändert hat sich nichts
Die Software tut, was versprochen war. Der Ablauf drumherum hat sich nicht bewegt, also machen dieselben Leute dieselbe Arbeit — jetzt mit einem zusätzlichen System im Weg.
- Ehrliche Bewertung dessen, was das Werkzeug tragen kann
- Der übersprungene Umbau des Ablaufs
- Einführungsarbeit mit den Betroffenen
Lage drei
Ihre Einkäufer nutzen längst KI
Copilot und ChatGPT sind täglich im Einsatz, unbeaufsichtigt, oft mit Lieferantendaten. Was erlaubt ist, hat niemand aufgeschrieben, und Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit 2025.
- Schulung, die die Arbeitsweise tatsächlich ändert
- Schriftlicher Nachweis der Qualifizierung
- Spielregeln, abgestimmt mit Recht und Betriebsrat
Die Haltung
Erst der Ablauf. Die Technik ist der leichtere Teil.
Ich bin nicht über die künstliche Intelligenz zur künstlichen Intelligenz gekommen, sondern über zehn Jahre, in denen ich neben Menschen saß, während sie arbeiteten, aufschrieb, was tatsächlich passiert — und dabei feststellte, dass der dokumentierte und der wirkliche Ablauf selten deckungsgleich sind.
Diese Reihenfolge ist entscheidend. Ein Modell, das Rechnungen fehlerfrei liest, hilft einer Organisation nicht, die nicht sagen kann, auf welche Freigabe alles wartet. Umgekehrt gilt: Ist ein Ablauf erst wirklich verstanden, fällt der technische Teil meist kleiner aus als gedacht — und gelegentlich weg.
Sprechen wir darüber
Dreißig Minuten über Ihren tatsächlichen Ablauf.
Schildern Sie mir, wo die Zeit hingeht, und ich sage Ihnen, was ich zuerst angehen würde — einschließlich der Fälle, in denen die ehrliche Antwort lautet, dass Software nicht Ihr Problem ist. Kostenfrei und unverbindlich.